Checklist d’implantació de Sales Hub, bloc a bloc

Aquest checklist d’implantació de Sales Hub recull el que cal tenir configurat i provat abans que l’equip comercial comenci a treballar a HubSpot: compte i usuaris, dades, pipelines, activitat comercial, automatitzacions i informes. Serveix per planificar des de zero o per revisar un portal que ja està en marxa i no acaba de funcionar.

Està ordenat com convé construir, perquè cada bloc depèn de l’anterior: no té sentit muntar dashboards si les etapes del pipeline encara han de canviar.

1. 01Compte i usuaris
2. 02Dades i propietats
3. 03Pipelines
4. 04Activitat comercial
5. 05Automatització
6. 06Informes

Abans de tocar el portal: decisions tancades

• Definició escrita de lead, oportunitat i client a la teva empresa.
• Qui és el propietari d’un compte i què passa amb els seus registres quan un comercial se’n va.
• Quantes línies de negoci, països o tipus de venda necessiten un pipeline propi.
• Quina informació necessita direcció cada setmana i en quin format la rep avui.
• Quines eines s’han de connectar amb HubSpot: ERP, facturació, signatura electrònica, telefonia.
• Quina edició de Sales Hub teniu o contractareu, i quants seients de pagament.

L’edició importa perquè condiciona l’arquitectura. Segons la documentació de HubSpot, els equips i les regles de pipeline requereixen Professional o Enterprise, i els conjunts de permisos i la restricció d’accés a propietats, Enterprise. Si dubtes entre edicions, ho detallem a Starter, Professional o Enterprise.

Compte, usuaris i equips

• Domini de correu connectat i verificat per enviar des de HubSpot.
• Bústia de correu i calendari de cada comercial connectats, amb el registre de correus activat.
• Usuaris creats amb el seient adequat i sense superadministradors de més: amb dos n’hi sol haver prou.
• Equips per línia de negoci o zona, si la teva edició els inclou.
• Permisos per objecte: quins negocis veu i edita cada comercial (tots, els del seu equip o només els seus).
• Exportació i esborrament massiu limitats a qui de debò els necessiti.
• Moneda principal i, si veneu en diverses, monedes addicionals amb el seu tipus de canvi.
• Zona horària, format de data i horari laboral revisats.

Combinar bé equips i permisos és el que evita, més endavant, que un comercial vegi negocis que no li toquen o que ningú no pugui editar un registre compartit.

Dades i propietats

• Llista tancada de propietats personalitzades per a contactes, empreses i negocis, amb nom intern, tipus i descripció.
• Desplegables en lloc de text lliure per a tot el que s’hagi de filtrar o fer servir en informes: sector, origen, motiu de pèrdua.
• Grups de propietats propis perquè cada rol hi trobi el que li cal.
• Fitxa de registre i visualització prèvia configurades per objecte, només amb el que es fa servir.
• Etapes del cicle de vida definides, amb l’esdeveniment que fa canviar cadascuna.
• Valors de l’estat del lead acordats amb qui fa prospecció, o pipeline de leads si feu servir l’objecte Leads.
• Importació de prova amb una mostra i, després, importació definitiva sense duplicats per correu i domini.
• Associació automàtica de contactes a empreses per domini activada o desactivada amb coneixement de causa.
• Propietari correcte a tots els registres importats.

Pipelines i negocis

• Etapes que reflecteixen compromisos del client, no tasques internes del comercial.
• Criteri de sortida escrit per a cada etapa.
• Probabilitat per etapa revisada amb dades històriques, si n’hi ha.
• Propietats que es demanen en moure un negoci a determinades etapes: import, data de tancament, decisor.
• Motiu de pèrdua obligatori i en desplegable en tancar com a perdut.
• Regles de pipeline per impedir saltar etapes o tornar enrere on tingui sentit.
• Convenció fixa per al nom del negoci, per exemple empresa més producte.
• Productes a la biblioteca amb referència, preu i, si escau, freqüència de facturació.
• Plantilla de pressupost amb la vostra marca, condicions i dades fiscals.

Dissenyar bé les etapes és el que més es nota en el dia a dia; ho expliquem a fons a com dissenyar pipelines de vendes a HubSpot.

Activitat comercial

• Resultats de trucada personalitzats: connectat, bústia de veu, no interessat, tornar a trucar.
• Tipus de tasca i cues de tasques per a prospecció i seguiment.
• Plantilles de correu i fragments per a les respostes més habituals.
• Seqüències per al seguiment de leads entrants i per reactivar oportunitats fredes.
• Enllaços de reunió per comercial i, si repartiu cites en rotació, per equip.
• Playbooks amb les preguntes de qualificació que fa servir l’equip.
• App mòbil instal·lada i provada per qui treballa fora de l’oficina.

Automatitzacions

• Assignació automàtica de leads nous per zona, producte o rotació, amb tasca al propietari.
• Avís quan un negoci fa massa dies que és en una etapa sense activitat.
• Tasques creades en entrar en etapes concretes: enviar proposta, preparar contracte.
• Sincronització del cicle de vida amb els negocis revisada: a oportunitat en crear el negoci, a client en guanyar-lo.
• Avís a administració o creació de la factura a l’ERP en guanyar un negoci, si hi ha integració.
• Workflows amb un nom que segueixi una convenció, una descripció i una carpeta per àrea.

Cada automatització hauria de tenir una persona responsable. Un workflow que ningú no recorda haver creat és la causa més comuna del clàssic «HubSpot ha canviat aquesta dada sol».

Informes i previsió

• Dashboard del comercial: els seus negocis oberts, tasques vençudes i activitat de la setmana.
• Dashboard del responsable de vendes: pipeline per etapa i per comercial, negocis encallats, ràtio de tancament.
• Dashboard de direcció amb pocs indicadors i filtres per equip i període.
• Objectius de vendes carregats per comercial o per equip.
• Eina de previsió amb les categories que faci servir l’equip, a les edicions que la inclouen.
• Informe de motius de pèrdua per etapa i per comercial.

• Pipelines
• Pressupostos
• Seqüències

Sales Hub

• Tasques i trucades
• Previsió
• Dashboards

Documentació que ha de quedar escrita

És la part que més s’ajorna i la que més es troba a faltar sis mesos després, quan entra un comercial nou o canvia l’administrador del CRM:

• Model de dades: objectes, associacions i propietats personalitzades amb el seu significat.
• Definició de cada etapa del pipeline i del cicle de vida, amb el seu criteri de sortida.
• Inventari de workflows: què fa cadascun, què el dispara i qui n’és responsable.
• Matriu de rols, equips i permisos, i el procediment d’alta i baixa d’usuaris.
• Integracions actives: què sincronitzen, en quina direcció i a qui avisar si fallen.

No cal un manual de cent pàgines. Un document compartit i viu, que l’administrador actualitza cada vegada que canvia alguna cosa, resol la majoria dels dubtes.

Arrencada: l’última setmana

• Proves d’acceptació amb dos o tres comercials sobre negocis reals.
• Formació per rol amb les vostres dades, no amb un compte de demostració.
• Guia d’una pàgina: com crear un negoci, què cal emplenar a cada etapa, com registrar una trucada.
• Data de tall comunicada: des d’aquell dia, el que no és a HubSpot no existeix.
• Fulls de càlcul antics arxivats en només lectura.
• Revisió d’ús als 15 i als 30 dies.

Aquesta frase de «el que no és a HubSpot no existeix» l’ha de pronunciar direcció, no el consultor. Sense ella, el CRM conviu amb fulls de càlcul paral·lels durant mesos.

Errors que veiem en revisar portals de Sales Hub

Quan ens truquen per revisar una implantació que no funciona, les errades es repeteixen: pipelines amb una dotzena d’etapes que ningú no distingeix, propietats de text lliure impossibles d’agrupar en un informe, tots els usuaris com a superadministradors i seqüències actives sense que ningú en revisi les respostes. Cap no és greu per si sola; juntes fan que l’equip deixi de confiar en el que veu a la pantalla.

A Vexco fem servir aquest checklist a la fase d’auditoria de cada projecte d’implantació de HubSpot, i l’ampliem quan hi ha migració des d’un altre CRM o integracions amb la facturació o l’ERP.

• Checklist
• Implantació
• Sales Hub