Implantació
Com dissenyar pipelines de vendes a HubSpot que reflecteixin la venda
Etapes que reflecteixen compromisos del client, propietats que es demanen a cada pas i regles que mantenen la previsió fiable. Amb un exemple complet.
Un pipeline de vendes a HubSpot es dissenya a partir del que fa el client, no del que fa el comercial: cada etapa ha de correspondre a un compromís verificable del comprador i tenir un criteri de sortida clar. Amb això resolt, les probabilitats, les propietats obligatòries i els informes surten gairebé sols.
En aquesta guia veuràs com definir les etapes, quan crear més d’un pipeline, què demanar a cada pas i quines regles activar perquè les dades siguin fiables.
Què és (i què no és) una etapa del pipeline
La temptació és copiar el procés intern: «trucada feta», «correu enviat», «proposta en preparació». Són tasques, i les tasques viuen a les activitats del negoci. Una etapa respon una altra pregunta: en quin punt de la seva decisió és el client?
La prova és senzilla. Si dos comercials miren el mateix negoci, l’haurien de col·locar a la mateixa etapa sense parlar entre ells. Si no ho fan, l’etapa està mal definida, i tot el que es calculi a sobre (previsió, conversió entre etapes, temps a cada etapa) serà soroll.
Com definir les etapes pas a pas
- Reconstrueix tres o quatre vendes recents, guanyades i perdudes, amb el comercial que les va portar. Apunta els moments en què el client va fer alguna cosa: acceptar una reunió, compartir informació, demanar preu, implicar-hi una altra persona.
- Agrupa aquests moments en cinc a set etapes obertes, més les de guanyat i perdut que HubSpot porta per defecte.
- Escriu el criteri de sortida de cada etapa en una frase verificable, com ara «el client ha confirmat pressupost i data de decisió».
- Assigna una probabilitat. Si tens històric, calcula la conversió real des de cada etapa; si no, comença amb estimacions i revisa-les als sis mesos.
- Decideix quines propietats exigeix cada etapa per poder-hi entrar.
Un exemple per a una empresa de serveis B2B amb venda consultiva:
| Etapa | Criteri de sortida | Propietats en entrar |
|---|---|---|
| Descobriment | Reunió feta amb algú de l’àrea afectada | Necessitat principal, origen |
| Qualificada | Pressupost, termini i decisor identificats | Import estimat, data de tancament, decisor associat |
| Proposta enviada | El client té la proposta i hi ha data de revisió | Pressupost associat, import |
| Negociació | El client ha demanat canvis o condicions | Competidors, descompte sol·licitat |
| Compromís verbal | Acceptació a falta de signatura | Data prevista de signatura |
- 01Descobriment
- 02Qualificada
- 03Proposta enviada
- 04Negociació
- 05Compromís verbal
- 06Guanyat o perdut
Probabilitats: el número que ningú no revisa
Cada etapa té una probabilitat de tancament, i HubSpot la multiplica per l’import per calcular l’import ponderat del pipeline. Si les probabilitats són les que venien per defecte o les que algú va posar el primer dia, la previsió basada en elles no val gaire.
Quan tinguis uns mesos d’històric, calcula quin percentatge dels negocis que van passar per cada etapa van acabar guanyats i ajusta. Fes-ho per pipeline: una renovació en negociació no té la mateixa probabilitat que una venda nova a la mateixa etapa. I si l’equip fa servir a més categories de previsió (pipeline, millor cas, compromís), deixa clar que són el judici del comercial i que la probabilitat d’etapa és la dada estadística. Comparar-les és una de les converses més útils de la reunió setmanal de vendes.
Quants pipelines necessites a HubSpot?
Menys dels que et penses. Un pipeline nou està justificat quan el procés canvia de debò: etapes diferents, cicles de venda molt diferents o equips separats. Vendre dos productes amb el mateix procés no ho justifica; per a això n’hi ha prou amb una propietat «línia de producte» i filtrar els informes.
Casos en què sí que convé separar: venda nova davant de renovacions o ampliacions, venda directa davant de distribuïdors, o un pipeline posterior a la venda (posada en marxa, lliurament) que porta un altre equip. Quan hi ha diversos pipelines, mantén noms i significats d’etapes tan semblants com sigui possible perquè els informes consolidats tinguin sentit.
Què demanar a cada etapa sense frenar el comercial
A la configuració del pipeline pots marcar propietats que l’usuari ha d’emplenar en moure un negoci a una etapa concreta. És l’eina més eficaç per tenir dades netes i la més fàcil d’espatllar: si cada etapa demana vuit camps, el comercial emplenarà qualsevol cosa per poder avançar.
La nostra regla és demanar com a màxim dues o tres propietats per etapa, i només les que alimenten una decisió o un informe. L’import i la data de tancament, tan bon punt el negoci està qualificat. El motiu de pèrdua, sempre, en desplegable i amb una opció «altres» que obligui a explicar-ho. Tota la resta pot viure a la fitxa i emplenar-se quan toqui.
Regles de pipeline i automatització per etapa
Amb Professional o Enterprise pots activar regles de pipeline. Les més útils:
- Impedir saltar etapes, a totes o només a les crítiques. Tancar com a guanyat o perdut continua estant permès.
- Impedir tornar enrere a partir d’una etapa, perquè la previsió no balli.
- Limitar qui edita els negocis en etapes concretes, per exemple quan ja han passat a administració.
- Aprovació de negocis abans d’avançar, disponible a Sales Hub Enterprise.
A la pestanya d’automatització del pipeline es poden crear tasques o enviar avisos en entrar en una etapa. Fes-la servir per al que és senzill (crear la tasca «enviar proposta» en entrar a Qualificada) i deixa els workflows per a la lògica amb condicions. En guanyar un negoci se sol disparar el més valuós: crear la factura a l’ERP, avisar operacions o obrir el projecte. En diverses empreses que facturen amb Holded (un programari de facturació molt estès a Espanya), per exemple, el negoci guanyat crea la factura o proforma amb les línies del pressupost i retorna a HubSpot el número i el PDF.
Leads i negocis: on comença el pipeline
Un error freqüent és crear un negoci per cada contacte que emplena un formulari. El pipeline s’omple d’oportunitats que no ho són, la previsió s’infla i les ràtios de conversió deixen de voler dir res. La fase prèvia (contactar i qualificar) té el seu lloc a l’objecte Leads, amb el seu propi pipeline d’etapes del tipus nou, intentant contactar, connectat i qualificat, o a l’estat del lead si no el feu servir.
El negoci es crea quan hi ha una oportunitat real. Amb Sales Hub Professional o Enterprise pots fins i tot exigir que es creï un negoci quan un lead passa a qualificat, perquè cap no es perdi en el traspàs.
Errors típics en dissenyar pipelines
- Etapes que són tasques («trucar», «enviar correu»).
- Una etapa «En espera» on els negocis van a morir sense tancar-se mai com a perduts.
- La mateixa probabilitat a totes les etapes intermèdies perquè ningú no la va revisar.
- Un pipeline per comercial, en lloc d’un pipeline amb propietaris.
- Canviar etapes amb centenars de negocis a dins sense revisar els workflows i informes que en depenen.
Aquest últim mereix atenció: abans d’esborrar o reanomenar una etapa, revisa quins workflows, llistes i informes la fan servir. Passa el mateix amb les propietats, que també alimenten filtres i automatitzacions. I si vols aprofitar les etapes als informes, a dashboards de HubSpot per a direcció veuràs com fer servir el temps a cada etapa i la conversió entre etapes.
Com saber si el teu pipeline funciona
Tres indicadors ho diuen aviat. El temps mitjà a cada etapa: si una acumula negocis durant mesos, el seu criteri de sortida no és clar. La conversió entre etapes consecutives: si una deixa passar gairebé tot, potser sobra. I el percentatge de negocis guanyats que es van saltar etapes: si és alt, les etapes no reflecteixen com compra el teu client.
Revisa el disseny als tres i als sis mesos amb l’equip comercial. Dissenyar pipelines forma part de cada implantació de HubSpot que fem a Vexco i, quan véns d’un altre CRM, també de la migració, perquè és el millor moment per reordenar etapes abans de moure l’històric.
