Checklist per implementare Sales Hub, blocco per blocco

Questa checklist di implementazione di Sales Hub raccoglie ciò che deve essere configurato e testato prima che il team commerciale inizi a lavorare in HubSpot: account e utenti, dati, pipeline, attività commerciale, automazioni e report. Serve per pianificare da zero o per rivedere un portale già avviato che non sta funzionando come dovrebbe.

È ordinata nel modo in cui conviene costruire, perché ogni blocco dipende dal precedente: non ha senso preparare dashboard se le fasi della pipeline cambieranno ancora.

1. 01Account e utenti
2. 02Dati e proprietà
3. 03Pipeline
4. 04Attività commerciale
5. 05Automazione
6. 06Report

Prima di toccare il portale: decisioni chiuse

• Definizione scritta di lead, opportunità e cliente nella tua azienda.
• Chi è il proprietario di un account e cosa succede ai suoi record quando un commerciale lascia l’azienda.
• Quante linee di business, paesi o tipi di vendita richiedono una pipeline dedicata.
• Quali informazioni servono alla direzione ogni settimana e in che formato le riceve oggi.
• Quali strumenti devono collegarsi a HubSpot: ERP, fatturazione, firma elettronica, centralino.
• Quale edizione di Sales Hub avete o state per acquistare, e quante licenze a pagamento.

L’edizione conta perché condiziona l’architettura. Secondo la documentazione di HubSpot, team e regole della pipeline richiedono Professional o Enterprise, mentre i set di autorizzazioni e la restrizione dell’accesso alle proprietà richiedono Enterprise. Se sei indeciso tra le edizioni, lo spieghiamo in Starter, Professional o Enterprise.

Account, utenti e team

• Dominio email collegato e verificato per inviare da HubSpot.
• Casella di posta e calendario di ogni commerciale collegati, con la registrazione delle email attiva.
• Utenti creati con la licenza adeguata e senza super amministratori in eccesso: di solito ne bastano due.
• Team per linea di business o zona, se la tua edizione li prevede.
• Autorizzazioni per oggetto: quali trattative vede e modifica ogni commerciale (tutte, quelle del suo team o solo le sue).
• Esportazione ed eliminazione massiva limitate a chi ne ha davvero bisogno.
• Valuta principale e, se vendete in più valute, valute aggiuntive con il relativo tasso di cambio.
• Fuso orario, formato data e orario lavorativo verificati.

Combinare bene team e autorizzazioni evita sia commerciali che non vedono ciò che serve sia dati sensibili visibili a tutti: conviene progettarlo prima di creare gli utenti, non dopo.

Dati e proprietà

• Elenco chiuso delle proprietà personalizzate per contatti, aziende e trattative, con nome interno, tipo e descrizione.
• Menu a discesa invece di testo libero per tutto ciò che verrà filtrato o analizzato nei report: settore, origine, motivo di perdita.
• Gruppi di proprietà dedicati, così ogni ruolo trova ciò che gli serve.
• Scheda del record e anteprima configurate per oggetto, solo con ciò che si usa.
• Fasi del ciclo di vita definite, con l’evento che fa cambiare ciascuna.
• Valori dello stato del lead concordati con chi fa prospezione, oppure pipeline dei lead se usate l’oggetto Lead.
• Importazione di prova con un campione e, poi, importazione definitiva deduplicata per email e dominio.
• Associazione automatica dei contatti alle aziende in base al dominio attivata o disattivata consapevolmente.
• Proprietario corretto su tutti i record importati.

Pipeline e trattative

• Fasi che riflettono impegni del cliente, non attività interne del commerciale.
• Criterio di uscita scritto per ogni fase.
• Probabilità per fase verificata sui dati storici, se ci sono.
• Proprietà richieste quando una trattativa passa a determinate fasi: importo, data di chiusura, decisore.
• Motivo di perdita obbligatorio e a discesa quando si chiude come persa.
• Regole della pipeline per impedire di saltare fasi o tornare indietro dove ha senso.
• Convenzione fissa per il nome della trattativa, per esempio azienda più prodotto.
• Prodotti nella libreria con codice, prezzo e, se serve, frequenza di fatturazione.
• Modello di preventivo con il vostro marchio, le condizioni e i dati fiscali.

Progettare bene le fasi è ciò che si nota di più nel lavoro quotidiano; lo spieghiamo in dettaglio in come progettare pipeline di vendita in HubSpot.

Attività commerciale

• Esiti di chiamata personalizzati: risposto, segreteria, non interessato, da richiamare.
• Tipi di attività e code di attività per prospezione e follow-up.
• Modelli di email e snippet per le risposte più frequenti.
• Sequenze per il follow-up dei lead in ingresso e per riattivare le opportunità ferme.
• Link per le riunioni per ogni commerciale e, se distribuite gli appuntamenti a rotazione, per team.
• Playbook con le domande di qualificazione usate dal team.
• App mobile installata e testata da chi lavora fuori ufficio.

Automazioni

• Assegnazione automatica dei nuovi lead per zona, prodotto o rotazione, con attività al proprietario.
• Avviso quando una trattativa resta troppi giorni senza attività in una fase.
• Attività create all’ingresso in fasi specifiche: inviare la proposta, preparare il contratto.
• Sincronizzazione del ciclo di vita con le trattative verificata: opportunità alla creazione della trattativa, cliente quando la si vince.
• Avviso all’amministrazione o creazione della fattura nell’ERP quando si vince una trattativa, se c’è un’integrazione.
• Workflow con un nome che segue una convenzione, una descrizione e una cartella per area.

Ogni automazione dovrebbe avere un responsabile. Un workflow che nessuno ricorda di aver creato è la causa più comune del classico «HubSpot ha cambiato questo dato da solo».

Report e previsioni

• Dashboard del commerciale: trattative aperte, attività scadute e attività della settimana.
• Dashboard del responsabile vendite: pipeline per fase e per commerciale, trattative ferme, tasso di chiusura.
• Dashboard della direzione con pochi indicatori e filtri per team e periodo.
• Obiettivi di vendita caricati per commerciale o per team.
• Strumento di previsione con le categorie usate dal team, nelle edizioni che lo includono.
• Report dei motivi di perdita per fase e per commerciale.

• Pipeline
• Preventivi
• Sequenze

Sales Hub

• Attività e chiamate
• Previsioni
• Dashboard

Documentazione che deve restare scritta

È la parte che si rimanda di più e quella che manca di più sei mesi dopo, quando arriva un nuovo commerciale o cambia l’amministratore del CRM:

• Modello dati: oggetti, associazioni e proprietà personalizzate con il loro significato.
• Definizione di ogni fase della pipeline e del ciclo di vita, con il relativo criterio di uscita.
• Inventario dei workflow: cosa fa ciascuno, cosa lo attiva e chi ne è responsabile.
• Matrice di ruoli, team e autorizzazioni, e la procedura di attivazione e disattivazione degli utenti.
• Integrazioni attive: cosa sincronizzano, in quale direzione e chi avvisare se si bloccano.

Non serve un manuale di cento pagine. Un documento condiviso e vivo, che l’amministratore aggiorna a ogni modifica, risolve la maggior parte dei dubbi.

Avvio: l’ultima settimana

• Test di accettazione con due o tre commerciali su trattative reali.
• Formazione per ruolo con i vostri dati, non con un account demo.
• Guida di una pagina: come creare una trattativa, cosa compilare in ogni fase, come registrare una chiamata.
• Data di passaggio comunicata: da quel giorno, ciò che non è in HubSpot non esiste.
• Vecchi fogli di calcolo archiviati in sola lettura.
• Verifica dell’utilizzo a 15 e a 30 giorni.

La frase «ciò che non è in HubSpot non esiste» deve pronunciarla la direzione, non il consulente. Senza di essa, il CRM convive per mesi con fogli di calcolo paralleli.

Errori che troviamo rivedendo i portali Sales Hub

Quando ci chiamano per rivedere un’implementazione che non funziona, gli errori si ripetono: pipeline con una dozzina di fasi che nessuno distingue, proprietà a testo libero impossibili da raggruppare in un report, tutti gli utenti super amministratori e sequenze attive senza che nessuno controlli le risposte. Nessuno di questi è grave da solo; insieme fanno sì che il team smetta di fidarsi di ciò che vede sullo schermo.

In Vexco usiamo questa checklist nella fase di audit di ogni progetto di implementazione di HubSpot e la estendiamo quando c’è una migrazione da un altro CRM o ci sono integrazioni con la fatturazione o l’ERP.

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