Pla per implantar HubSpot en 8 setmanes, sprint a sprint

Implantar HubSpot en 8 setmanes és realista si parlem de Sales Hub o Marketing Hub, amb un procés comercial més o menys definit i sense una migració enorme al darrere. El pla es reparteix en quatre fases (auditoria, arquitectura, construcció i adopció) que avancen en sprints setmanals amb una demo al final de cadascun.

A continuació tens el calendari que seguim, què es lliura cada setmana, què ha de decidir la teva empresa i els senyals que indiquen que el projecte necessitarà més temps.

És possible implantar HubSpot en 8 setmanes?

Sí, amb condicions. Les 8 setmanes encaixen quan l’abast és un o dos hubs, les dades de partida caben en unes poques exportacions (un CRM anterior, uns quants Excel, la llista de clients de l’ERP) i hi ha algú a la teva empresa amb autoritat per tancar decisions en un parell de dies. Moltes implantacions de Sales Hub o Marketing Hub es tanquen fins i tot abans, en 4 a 6 setmanes.

El que estira el calendari gairebé mai és la configuració. És la migració d’històric amb activitats i adjunts, les integracions amb l’ERP o la facturació, diverses línies de negoci amb processos diferents i, sobretot, les decisions que queden obertes. En projectes amb aquests ingredients parlem de 10 a 14 setmanes, i convé saber-ho des del primer dia.

1. Setmanes 1-2Auditoria
2. Setmanes 3-4Arquitectura
3. Setmanes 5-7Construcció
4. Setmana 8Adopció

Setmanes 1 i 2: auditoria del procés i de les dades

La primera setmana és d’entrevistes. Parlem per separat amb direcció, vendes, màrqueting, servei i administració, perquè cada equip explica el procés a la seva manera i les contradiccions són justament el que cal resoldre. Preguntes típiques: què fa que un contacte passi a ser oportunitat, qui aprova un descompte, quan es considera perdut un client.

En paral·lel revisem les dades: exportacions del CRM anterior, fulls de càlcul, la base de clients de l’ERP. Mesurem duplicats, camps buits, formats de telèfon i país, i quina part de l’històric val la pena que entri. Si ja tens HubSpot, auditem també el portal: propietats sense ús, workflows actius que ningú no recorda haver creat, pipelines amb etapes fantasma.

Lliurable de la setmana 2: un informe prioritzat amb el que HubSpot ha de fer des del primer dia, el que pot esperar a una segona fase i el que no val la pena.

Setmanes 3 i 4: arquitectura del CRM

Aquí es decideix gairebé tot el que farà que el CRM continuï funcionant d’aquí a un any. El document d’arquitectura recull:

• Model de dades: quins objectes es fan servir (contactes, empreses, negocis, tiquets, leads i, si cal, objectes personalitzats) i com s’associen, amb etiquetes d’associació quan un contacte té rols diferents.
• Propietats: llista tancada amb nom intern, tipus de camp, valors permesos i qui l’emplena.
• Cicle de vida i estat del lead: què vol dir cada etapa a la teva empresa i quin esdeveniment la canvia.
• Pipelines: etapes amb criteri de sortida, probabilitat i propietats que es demanen a cada pas.
• Usuaris, equips i permisos: qui veu què i qui pot editar què.
• Automatitzacions i informes: llista de workflows amb el seu disparador i els dashboards que necessita cada rol.

Ho valides per escrit abans de construir. Canviar una etapa en un document costa cinc minuts; canviar-la amb centenars de negocis a dins i tres workflows que en depenen costa bastant més.

Setmanes 5 a 7: construcció en sprints

La construcció va per blocs, i cada setmana veus i proves el que s’ha construït amb dades reals, no amb una demo genèrica. Un repartiment habitual:

1. Sprint 5: propietats, pipelines, regles de pipeline, usuaris i equips. Primera importació de prova amb una mostra de dades.
2. Sprint 6: importació completa i sense duplicats, workflows d’assignació i seguiment, plantilles de correu, productes i pressupostos. Si hi entra màrqueting: formularis, llistes i lead scoring.
3. Sprint 7: dashboards per rol, informes de direcció, ajustos que surten de les demos i proves d’acceptació amb els usuaris clau.

L’ordre importa. Els informes es construeixen al final perquè depenen que propietats i etapes ja no canviïn. I les importacions es fan dues vegades, una de prova i una de definitiva, perquè la de prova sempre destapa alguna cosa: dates en format americà, propietaris que ja no són a l’empresa, empreses sense domini web.

Setmana 8: adopció i arrencada

La setmana 8 és la que decideix si el projecte ha servit. La formació es fa per rols i amb els vostres propis negocis: el comercial aprèn a moure les seves oportunitats i a registrar trucades, màrqueting a llegir l’origen dels seus leads, direcció a filtrar el seu dashboard. Una sessió genèrica de dues hores per a tota l’empresa dona poc resultat.

Després de l’arrencada toca acompanyar. Els primers dies apareixen dubtes petits que, si ningú no respon, es converteixen en «ho apunto al meu Excel i després ho passo». Revisem l’ús real (negocis sense activitat, tasques vençudes, propietats obligatòries buides) i ajustem el que no encaixa amb la manera de treballar de la gent.

Abans

• Cada comercial amb el seu Excel
• Previsió muntada a mà el dilluns
• Leads del web en una bústia compartida

Després

• Un pipeline amb criteris de sortida
• Previsió des del mateix CRM
• Leads assignats amb tasca automàtica

Què necessitem de la teva empresa durant les 8 setmanes

El calendari es compleix quan les dues parts hi posen el que els toca. Pel vostre costat:

• Una persona responsable amb capacitat de decisió i unes hores de dedicació cada setmana.
• Accés de superadministrador a HubSpot i a les eines que calgui revisar.
• Les exportacions de dades la setmana 1 o 2, no la 6.
• Una hora de cada equip per a les entrevistes i una altra per validar la demo de la seva part.
• Usuaris clau disponibles per fer proves la setmana 7.

Pel nostre, a Vexco el mateix equip sènior que fa l’auditoria configura el portal i, si cal, desenvolupa les integracions, així que no hi ha traspassos entre consultors i programadors a mig projecte.

Senyals que el teu projecte necessitarà més de 8 setmanes

Millor detectar-los a l’auditoria que a la setmana 6:

• Migració amb històric complet: correus, trucades, notes i adjunts des d’un altre CRM. Es planifica com un bloc propi; ho expliquem a migració de CRM a HubSpot.
• Integracions amb ERP, facturació o botiga en línia: sincronitzar comandes, factures o cobraments requereix disseny, desenvolupament i proves pròpies. Revisa què implica a integracions amb HubSpot.
• Diverses unitats de negoci o països amb processos diferents, equips separats i permisos per equip.
• Objectes personalitzats que cal dissenyar des de zero.
• Dades molt brutes, amb duplicats massius o sense un identificador comú entre sistemes.

Cap d’aquests casos és un problema si es planifica. Un projecte amb migració des d’Odoo i desenes de milers de factures, com el que vam fer per a una gestoria, no cap en 8 setmanes, i no passa res: es divideix en fases i l’equip comença a treballar a HubSpot abans que acabi la migració.

Com saber si la implantació ha funcionat

Un mes després de l’arrencada hauries de poder respondre que sí a aquestes preguntes. Els comercials actualitzen els seus negocis sense que ningú els ho recordi? Direcció consulta el dashboard en lloc de demanar un Excel? Els leads nous tenen propietari i tasca en menys d’un dia? Les propietats obligatòries estan emplenades amb dades que tenen sentit?

Si alguna resposta és no, el problema sol ser a l’adopció i no a la configuració. La clau és una formació per rols, amb els negocis reals de cada persona, i, si comences per vendes, et serà útil el checklist d’implantació de Sales Hub. Per estimar el pressupost, consulta quant costa implantar HubSpot.

• Implantació
• Metodología
• Sales Hub