Migració de CRM
Neteja i deduplicació de dades abans de migrar de CRM
Migrar no neteja les dades: les trasllada amb els seus problemes. Així es perfilen, normalitzen i dedupliquen abans de la primera càrrega, sense perdre traçabilitat.
Abans de migrar a HubSpot cal netejar les dades en quatre passos: decidir què no es migra, normalitzar formats, deduplicar amb claus i regles acordades, i desar un mapa de fusions per no perdre la traçabilitat. Fer-ho abans de la primera càrrega, i no després del tall, és el que permet repetir la migració amb les mateixes regles i arrencar a HubSpot amb dades en què l’equip confia.
Una migració no neteja res per si sola. Trasllada les dades amb els seus problemes, i en un CRM nou aquests problemes es noten més. Per això a cada migració a HubSpot la neteja és una fase pròpia, amb les seves regles per escrit.
Per què la neteja va abans de la primera càrrega
Hi ha una temptació comprensible: migrar tal qual i netejar després a HubSpot, que té eines per fer-ho. El problema és que la migració no es carrega una sola vegada. Hi ha càrregues de prova, una validació, potser correccions del mapatge i una càrrega delta el dia del tall. Si la neteja es fa a mà a la destinació, cada càrrega nova la desfà.
Quan les regles de neteja formen part de la transformació (a l’script o al procés de preparació de fitxers), s’apliquen igual a cada càrrega. I el primer dia a HubSpot els comercials troben una sola fitxa per client, que és el que més pesa en l’adopció.
Abans
- Tres fitxes per al mateix client
- Telèfons en cinc formats
- Països escrits a mà
- Contactes sense empresa
Després
- Una fitxa amb tot el seu històric
- Telèfons amb prefix internacional
- Països d’una llista tancada
- Cada contacte associat a la seva empresa
Pas 1. Perfilar: què hi ha realment al CRM
Abans de corregir res cal mesurar. Per a cada objecte i cada camp rellevant, treu quants registres hi ha, quin percentatge està emplenat, quants valors diferents té i quins són els més freqüents. Aquest perfilat descobreix gairebé sempre el mateix: camps que ningú no emplena, desplegables convertits en text lliure, dates impossibles i registres de prova que algú va crear el primer dia.
El perfilat també dona les xifres de partida per a la validació posterior. Si saps quantes empreses comparteixen NIF, sabràs explicar per què a HubSpot hi ha menys empreses que a l’origen.
Pas 2. Decidir què no es migra
La manera més barata de netejar és no migrar. Candidats habituals:
- Leads sense activitat ni relació comercial des de fa anys i sense base legal per continuar tractant-los.
- Registres de prova, contactes interns i empreses fictícies.
- Camps sense ús, o que només emplenava una integració que ja no existeix.
- Activitats automàtiques sense valor (avisos del sistema, canvis de camp registrats com a notes).
El que no es migra no s’esborra: queda a l’exportació completa del sistema antic, que s’arxiva. I té impacte econòmic, perquè HubSpot factura part dels seus productes segons els contactes de màrqueting, així que carregar milers de contactes que mai no rebran un correu no té sentit.
Pas 3. Normalitzar formats
Normalitzar és convertir els valors a un format únic abans de carregar-los. El típic en un CRM d’una empresa d’aquí:
- Telèfons amb prefix internacional i sense espais ni guions.
- Països, províncies i sectors mapats a llistes tancades, no text lliure.
- NIF (l’antic CIF de les empreses) en majúscules, sense guions ni espais, perquè serveixi com a clau.
- Dominis sense protocol ni «www», i separats dels dominis genèrics de correu (gmail, hotmail), que no s’han de fer servir mai per agrupar empreses.
- Noms amb majúscules coherents i sense títols o càrrecs barrejats al camp.
Cada propietat de destinació a HubSpot ha de tenir ja definits el tipus i les opcions abans de normalitzar. Si no, acabes creant propietats de text per a tot, i després no hi ha manera de filtrar ni d’agrupar en un informe.
Pas 4. Deduplicar amb claus i regles de supervivència
Deduplicar bé exigeix dues decisions per objecte: quina clau indica que dos registres són el mateix i quins valors sobreviuen quan es fusionen.
| Objecte | Claus de duplicat habituals | Compte amb |
|---|---|---|
| Contactes | Correu; nom i telèfon com a clau secundària | Correus compartits (info@, administracio@) |
| Empreses | NIF; domini web | Grups amb diverses societats i el mateix domini |
| Negocis | Empresa, import i data propera | Renovacions legítimes que semblen duplicats |
| Productes | Referència o SKU | Productes descatalogats amb referència reutilitzada |
Les regles de supervivència diuen quin valor guanya a cada camp en fusionar: el més recent, el del registre amb més activitat, el no buit o el d’una font concreta. Escriu-les i valida-les amb qui coneix les dades; són decisions de negoci, no tècniques.
HubSpot deduplica contactes per correu i empreses per domini en les importacions, i permet fer servir com a identificador una propietat personalitzada de valor únic. Les empreses creades per API no es dedupliquen per domini: si migres per script, la deduplicació ha d’estar resolta a la transformació.
Pas 5. Desar el mapa de fusions
Cada vegada que dos registres es fusionen, un desapareix. Si no deses quins IDs d’origen s’han absorbit en quin registre supervivent, perds dues coses: la capacitat de reassignar activitats i associacions del registre absorbit, i l’explicació de per què els recomptes no quadren.
- 01Perfilar
- 02Excloure el que no es migra
- 03Normalitzar
- 04Deduplicar amb regles
- 05Mapa de fusions i càrrega
A la pràctica, el mapa és una taula amb l’ID supervivent i la llista d’IDs absorbits. L’script de migració la consulta en carregar activitats i associacions, i la validació la fa servir per quadrar xifres. És la mateixa idea que apliquem a totes les nostres migracions: cada registre de HubSpot desa el seu ID d’origen, i cada ID d’origen té una destinació coneguda.
I la protecció de dades?
Migrar dades personals és un tractament més, i una migració és un bon moment per aplicar el principi de minimització: si no tens base legal ni ús per a una dada, no la portis al sistema nou. Revisa amb qui porti la protecció de dades a la teva empresa quins contactes es migren i amb quina base.
El que sí que cal migrar amb cura és l’estat del consentiment: baixes de comunicacions, preferències de subscripció i l’evidència de quan i com es va donar el consentiment. A HubSpot, amb les funcions de privacitat activades, això es reflecteix en els tipus de subscripció i en la base legal de cada contacte. Un contacte que es va donar de baixa al sistema antic ha d’arribar donat de baixa a HubSpot des de la primera càrrega, no després.
Després del tall: que no es torni a embrutar
La neteja dura el que triguin a entrar dades noves sense control. Formularis amb camps obligatoris i llistes tancades, regles de validació a les propietats, workflows que normalitzen formats i una revisió periòdica de duplicats mantenen la base en ordre. Si necessites automatitzar part d’aquesta feina, Data Hub inclou eines de qualitat de dades, i és part del que fem a suport i RevOps.
Amb les dades netes, el pas següent és planificar el dia del canvi: data de tall, càrrega delta i validació final. Si véns de Salesforce, ho expliquem amb detall a com migrar de Salesforce a HubSpot sense perdre l’històric.
