Integraciones
Cómo integrar HubSpot con Holded: facturas, proyectos y cobros
Qué sincronizar entre HubSpot y Holded, cómo disparar la factura al ganar el negocio, cómo evitar duplicados y cómo saber en el CRM qué facturas están cobradas.
Integrar HubSpot con Holded consiste, en la práctica, en que el negocio ganado en HubSpot cree en Holded el contacto y la factura, proforma o proyecto con las líneas de la cotización, y que el número de factura, el PDF y el estado de cobro vuelvan a la ficha del negocio. Así ventas trabaja en el CRM, administración en Holded, y nadie copia datos de una pantalla a otra.
HubSpot no ofrece un conector propio para Holded como los que tiene para Stripe o Shopify. Te quedan dos caminos: una plataforma de automatización genérica o una integración a medida sobre las API de los dos sistemas. En esta guía te contamos qué sincronizar, cómo disparar la facturación y qué suele romperse.
¿Qué se puede sincronizar entre HubSpot y Holded?
La API de Holded permite crear y consultar contactos, productos y documentos de venta de distintos tipos (facturas, proformas, presupuestos, pedidos, albaranes), registrar pagos sobre un documento y descargar su PDF. Tiene además una parte de proyectos. Con eso se cubre el circuito comercial completo:
| Dato | Sistema que manda | Cuándo viaja |
|---|---|---|
| Cliente de facturación (empresa o contacto) | HubSpot | Al ganar el negocio, si no existe ya en Holded |
| Catálogo de productos y precios | Uno de los dos, nunca ambos | Al crear o cambiar un producto |
| Factura, proforma o pedido con sus líneas | HubSpot (negocio y líneas de pedido) | Al ganar el negocio o al llegar a una etapa concreta |
| Proyecto | HubSpot | Al ganar negocios de servicios |
| Número de factura y PDF | Holded | Justo después de crear el documento |
| Estado de cobro y fecha de pago | Holded | Comprobación periódica |
Fíjate en la segunda fila: el catálogo debe tener un único dueño. Si los precios se editan en los dos sistemas, tarde o temprano una factura saldrá con un importe que nadie reconoce.
El flujo que funciona: del negocio ganado al cobro
- 01Negocio ganado en HubSpot
- 02Cliente buscado o creado en Holded
- 03Factura con las líneas de la cotización
- 04Número y PDF de vuelta en HubSpot
- 05Cobro detectado y negocio actualizado
El disparador es un cambio en HubSpot: normalmente la etapa Cerrado ganado, aunque a veces tiene más sentido una etapa propia como Pendiente de facturar, que permite a administración revisar antes de emitir. La integración lee el negocio, la empresa asociada y las líneas de pedido, busca el cliente en Holded por su NIF y, si no existe, lo crea.
Después crea el documento con cada línea de la cotización: concepto, unidades, precio, descuento e impuesto. Cuando Holded devuelve el identificador, la integración guarda en el negocio el número de factura y adjunta el PDF, de modo que el comercial puede reenviarlo sin pedirlo a nadie.
Factura, proforma o proyecto: qué documento crear
No hay una respuesta única. En los proyectos de facturación HubSpot ↔ Holded que hemos hecho para una tienda, una foodtech, una asesoría fiscal y un fabricante, cada empresa necesitaba algo distinto:
- Venta cerrada y entregada: factura directa al ganar el negocio.
- Servicio con anticipo: proforma al ganar, factura cuando se confirma el pago.
- Servicios por proyecto: proyecto en Holded con el presupuesto de la cotización, y facturas por hito.
- Revisión obligatoria por administración: factura en borrador que alguien valida y emite en Holded.
La regla se modela en HubSpot con una propiedad del negocio (por ejemplo, tipo_documento_holded) o con pipelines distintos. Lo que no conviene es meter esa lógica en la cabeza del comercial: si tiene que acordarse de marcar algo, un día no lo hará.
Lo que tiene que estar bien en HubSpot antes de integrar
La mayoría de errores de una integración de facturación no vienen del código, sino de datos incompletos en el CRM. Antes de conectar nada, revisa:
- Datos fiscales en la empresa: NIF, razón social (que no siempre coincide con el nombre comercial) y dirección fiscal completa.
- Productos con SKU en la biblioteca de productos de HubSpot, para emparejarlos con los de Holded sin depender del nombre.
- Impuestos por línea: IVA, recargo de equivalencia o retención de IRPF si facturas servicios profesionales.
- Forma de pago y vencimiento, si quieres que la factura salga completa.
Puedes hacer obligatorias esas propiedades al mover el negocio a la etapa que dispara la factura. Es la forma más barata de evitar documentos a medias.
Cómo se dispara la integración sin crear facturas duplicadas
Hay dos formas habituales de que HubSpot avise a la integración. La primera es un workflow con la acción de enviar un webhook o con una acción de código personalizado, ambas disponibles en Data Hub Professional. La segunda, que no depende de la edición, es una app de HubSpot suscrita mediante la API de webhooks a los cambios de etapa del negocio.
En los dos casos el riesgo es el mismo: que el aviso llegue dos veces, o que alguien saque el negocio de ganado y lo vuelva a meter. Por eso la integración debe ser idempotente:
- Guarda el identificador del documento de Holded en una propiedad del negocio y, si ya tiene valor, no crea otro.
- Bloquea el negocio mientras se procesa, para que dos avisos simultáneos no compitan.
- Reintenta solo los errores transitorios (una API caída) y avisa de los permanentes (un NIF que falta).
Si quieres profundizar en este patrón, lo explicamos en cómo sincronizar en los dos sentidos sin duplicados ni bucles.
¿Cómo saber en HubSpot qué facturas están cobradas?
En nuestros proyectos, la integración consulta de forma periódica las facturas pendientes en Holded y, cuando una aparece cobrada, actualiza el negocio: estado de cobro, fecha de pago e importe pendiente. Con esas propiedades, un workflow puede avisar al comercial, abrir una tarea de seguimiento cuando una factura vence o alimentar un informe de cobros por cliente.
Si los cobros entran por Stripe, Redsys o transferencia, el sentido puede invertirse: el pago se registra primero en HubSpot y la integración lo apunta en Holded. Lo contamos en detalle en cómo registrar cobros SEPA, Redsys y transferencias en HubSpot.
Con varias sociedades, cada una con su cuenta de Holded, la integración necesita saber a cuál pertenece cada negocio. Una propiedad sociedad_emisora en el negocio basta para enrutar la factura y el cobro a la cuenta correcta.
Errores típicos que vemos en integraciones con Holded
- Clientes duplicados en Holded porque la búsqueda se hace por nombre y no por NIF.
- Diferencias de céntimos entre la cotización y la factura cuando se mezclan descuentos globales y por línea. Hay que decidir dónde se redondea.
- Cotizaciones editadas después de facturar. Una factura emitida no se toca: se rectifica. La integración debe detectar el cambio y avisar, no sobrescribir.
- Automatizaciones sin registro de errores: la factura no se crea y nadie se entera hasta que el cliente pregunta.
Con Verifactu, que la factura se emita en un software de facturación preparado para ello, y no en un documento generado por el CRM, es una razón más para mantener a Holded como emisor. Lo desarrollamos en Verifactu y tu CRM.
¿Plataforma de automatización o integración a medida?
Si facturas pocas ventas al mes, con un único tipo de documento y sin retenciones, una automatización genérica puede bastar. Cuando entran proformas, varias sociedades, cobros parciales o un volumen en el que un duplicado cuesta dinero, compensa una integración diseñada para ello, con modo simulación para probar con datos reales antes de activarla.
En Vexco hemos construido este circuito para empresas de sectores muy distintos; puedes ver cómo queda en el caso de facturación HubSpot ↔ Holded y qué incluye cada proyecto en nuestra página de integraciones HubSpot.
