Zero fatture reinserite a mano
La fattura nasce dalla trattativa vinta, con le righe del preventivo. Nessuno deve ridigitarla.
Fatturazione ed ERP
Integrazione HubSpot ↔ Holded: ogni trattativa vinta diventa una fattura
Quando il commerciale chiude su HubSpot, Holded (gestionale di fatturazione diffuso in Spagna) crea il contatto e la fattura con le righe del preventivo, e numero e PDF tornano nel CRM. Lo abbiamo implementato in aziende di settori molto diversi; lo stesso modello si applica ad altri gestionali dotati di API.
90/90
test di accettazione superati prima della produzione
5
società con i propri incassi registrati in Holded
4
metodi di incasso: Stripe, Redsys, bonifico e contanti
- Settori
- Negozio, foodtech, consulenza fiscale, manifattura e studio legale
- Tipo di azienda
- PMI e uno studio legale con 5 società
- Sistemi
- HubSpot, Holded, Stripe e Redsys
- In HubSpot
- Trattative, preventivi e oggetto personalizzato per i pagamenti
- Durata
- Per fasi
La sfida
Le vendite chiudevano su HubSpot e l’amministrazione ricominciava da capo in Holded
In tutte queste aziende succedeva la stessa cosa: il team commerciale preparava il preventivo e vinceva la trattativa su HubSpot, e qualcuno in amministrazione doveva ricreare cliente, prodotti e fattura in Holded. Doppio lavoro e rischio di errori su importi, imposte o dati fiscali.
In più, le vendite non sapevano quali fatture fossero state pagate senza chiedere all’amministrazione.
Il caso più impegnativo è stato uno studio legale con 5 società: ogni incasso (tramite Stripe, Redsys, bonifico o in contanti) doveva essere registrato nella cassa della società corretta, con fatture, ricevute e notifiche, e predisposto per Verifactu, la normativa spagnola sulla fatturazione.
La soluzione
Un’integrazione bidirezionale, testata prima di andare in produzione
Dalla trattativa vinta a Holded
Quando una trattativa viene vinta, in Holded si creano il contatto e la fattura, la proforma o il progetto, con le stesse righe del preventivo di HubSpot.
Numero e PDF di nuovo nel CRM
HubSpot riceve il numero di fattura e il PDF, così il commerciale li trova nella scheda senza doverli chiedere a nessuno.
Stato dell’incasso aggiornato
L’integrazione controlla periodicamente le fatture pagate in Holded e aggiorna HubSpot.
Oggetto pagamenti per lo studio legale
Abbiamo creato in HubSpot un oggetto personalizzato "Pagamenti" per gli incassi tramite Stripe, Redsys, bonifico e contanti, che vengono registrati nella cassa di ogni società in Holded.
Fatture, ricevute, notifiche e Verifactu
Fatture in bozza con IVA, ricevute e notifiche automatiche, con il flusso predisposto per Verifactu.
Test di accettazione
Prima di attivare l’integrazione dello studio legale sono stati superati tutti i 90 test di accettazione previsti, senza eccezioni.
Risultati
Vendite e amministrazione, con gli stessi dati
90 test superati su 90
L’integrazione dello studio legale è andata in produzione dopo la validazione di tutti i 90 scenari di accettazione.
5 società, un’unica vista
Ogni incasso viene registrato nella cassa della rispettiva società in Holded ed è visibile in HubSpot.
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