HubSpot vs Keap: quale CRM scegliere se la tua azienda vuole crescere

Se hai una piccola attività di servizi e vuoi automatizzare follow-up, appuntamenti, preventivi e incassi in un unico strumento, Keap fa bene il suo lavoro. Se la tua azienda vuole crescere con un team commerciale, un marketing che generi domanda e un’assistenza clienti strutturata, HubSpot è la scelta migliore: più facile da adottare, molto più completo e pensato per crescere senza cambiare CRM.

Che cos’è Keap e che cos’è HubSpot

Keap è l’ex Infusionsoft, un’azienda nata in Arizona all’inizio degli anni Duemila e diventata popolare tra imprenditori, coach e attività di servizi grazie alla sua automazione del marketing. Nel 2024 è stata acquisita da Thryv, società statunitense di software per piccole imprese, e oggi Keap si presenta come un marchio di Thryv. La sua proposta è un’unica piattaforma con CRM, email, funnel, appuntamenti, preventivi, fatture e pagamenti.

HubSpot è una piattaforma clienti costruita su un CRM comune, Smart CRM, con Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Content Hub, Data Hub e Revenue Hub (ex Commerce Hub), e Breeze come livello di IA. La usano sia PMI che partono dagli strumenti gratuiti sia aziende con centinaia di utenti e processi complessi.

La differenza essenziale: Keap è progettato perché una persona o un team molto piccolo automatizzi la propria attività. HubSpot è progettato perché più team lavorino insieme sugli stessi dati, e perché tutto continui a funzionare quando l’azienda raddoppia.

HubSpotKeap

Cliente tipicoPMI e aziende in crescitaMicroimprese e servizi

CRMOggetti, associazioni e permessiContatti, aziende e pipeline

MarketingMarketing Hub completoEmail, funnel e landing page

Assistenza clientiService Hub con ticketNessun helpdesk nativo

PagamentiRevenue Hub e StripeKeap Pay negli USA e altri

IABreeze con agentiAssistenti per contenuti e automazioni

AvvioPer fasi, con i tuoi tempiImplementazione obbligatoria

EcosistemaMarketplace e partner globaliPiù ridotto

Per quale tipo di azienda è pensato Keap?

Keap dà il meglio nelle attività in cui una o poche persone fanno tutto: acquisire un lead con un modulo, inviargli una sequenza, fissare una chiamata, mandare un preventivo, incassare e chiedere una recensione. Tutto si può automatizzare con modelli e un costruttore visivo, senza collegare cinque strumenti diversi.

Questa stessa impostazione ne segna i limiti. Keap è molto concentrato sul mercato statunitense: il suo processore di pagamento funziona negli Stati Uniti, buona parte delle funzioni SMS è limitata a Stati Uniti o Nord America e il supporto telefonico è erogato da lì. Per un’azienda italiana questo significa più integrazioni e più dubbi sulla conformità.

CRM e modello dati

Il CRM di Keap offre contatti e aziende, tag, campi personalizzati, liste, lead scoring e una pipeline di vendita. Funziona bene per segmentare e automatizzare, ma ruota attorno al contatto e ai suoi tag. Molti account finiscono per accumularne centinaia, e capire chi sia ogni cliente diventa difficile col tempo.

HubSpot lavora con oggetti collegati: contatti, aziende, trattative, ticket, prodotti, preventivi e, in Enterprise, oggetti personalizzati. Ogni associazione può avere etichette e ogni record conserva la cronologia completa. Se vendi ad aziende con più referenti, gestisci rinnovi o devi separare i dati per team, questo modello ti evita parecchi stratagemmi.

Vendite e pagamenti

Qui Keap ha un vero punto di forza: preventivi, fatture, moduli di pagamento, pagamenti ricorrenti, codici promozionali e promemoria di incasso nello stesso prodotto. Per un coach o una piccola società di consulenza che vende servizi standardizzati è molto comodo.

Sales Hub è pensato per i team commerciali: più pipeline, sequenze, riunioni, playbook, previsioni di vendita, registrazione e analisi delle chiamate e il Prospecting Agent di Breeze. Con Revenue Hub aggiungi preventivi, link di pagamento, fatture e abbonamenti, con HubSpot Payments o Stripe come processore a seconda del paese. In Vexco abbiamo collegato HubSpot a incassi SEPA, Redsys e Stripe e a software di fatturazione locali, quindi il flusso degli incassi non è un ostacolo al cambio.

Marketing e automazione

L’automazione è nel DNA di Keap. Il suo costruttore permette di creare campagne con trigger, attese e diramazioni, e la libreria di automazioni predefinite accelera molto l’avvio. Landing page, funnel multipagina e moduli collegati alle campagne completano un sistema di acquisizione semplice.

Detto questo, molti utenti concordano sul fatto che la curva di apprendimento delle automazioni avanzate è ripida e che mantenerle richiede una persona dedicata. HubSpot offre workflow altrettanto potenti, ma su qualsiasi oggetto, con un editor più chiaro, cronologia delle modifiche e la possibilità di aggiungere codice quando serve. Marketing Hub aggiunge ciò che Keap non copre altrettanto bene: SEO, annunci, social media, account-based marketing e attribuzione dei ricavi.

• Marketing Hub
• Sales Hub
• Service Hub

Smart CRM

• Revenue Hub
• Content Hub
• Breeze AI

E l’assistenza clienti?

Keap include moduli interni, attività, richieste di recensioni e avvisi di fatturazione, utili per seguire i clienti in una piccola attività. Quello che non offre è un helpdesk con ticket, code, livelli di servizio o knowledge base.

Service Hub copre tutto questo: casella condivisa, ticket, knowledge base, portale clienti, sondaggi e il Customer Agent di Breeze, che risponde alle richieste usando la tua documentazione. Per un’attività con clienti ricorrenti, collegare assistenza e vendite è ciò che permette di anticipare gli abbandoni e cogliere le opportunità.

IA: Breeze contro l’IA di Keap

Keap integra assistenti IA per scrivere email e per creare automazioni a partire da modelli, oltre a risorse raccolte sotto il nome Keap AI. Sono aiuti pratici per risparmiare tempo nella gestione quotidiana di una piccola attività.

Breeze gioca in un’altra categoria. Breeze Assistant è disponibile in tutta la piattaforma per scrivere, riassumere e analizzare con i dati del tuo CRM; gli agenti di Breeze rispondono ai clienti, studiano gli account o mantengono i dati puliti; e Breeze Intelligence arricchisce le informazioni su aziende e contatti. Poiché l’IA vede trattative, ticket e conversazioni, le sue risposte hanno il contesto che a un semplice assistente di scrittura manca.

Report

Keap offre una dashboard personalizzabile e report su vendite, campagne e incassi che coprono l’essenziale. Le opinioni degli utenti sulla flessibilità dei report personalizzati sono contrastanti, e quando la direzione deve incrociare i dati di solito ricorre alle esportazioni.

HubSpot consente di creare report personalizzati tra oggetti, dashboard per team, previsioni di vendita e attribuzione dei ricavi per canale. Per la direzione significa vedere in un solo posto quanto genera ogni campagna, come procede ogni commerciale e quali clienti hanno problemi aperti.

Integrazioni e API

Keap dispone di API, webhook, integrazione nativa con Zapier e un marketplace di app di terze parti. Per collegare gli strumenti più comuni è sufficiente, anche se molte integrazioni passano da connettori intermedi.

L’ecosistema di HubSpot è tra i più ampi del mercato, con integrazioni native per fatturazione, telefonia, e-commerce e messaggistica, e una piattaforma di sviluppo con app private, UI Extensions e funzioni serverless. Se qualcosa non esiste, si costruisce dentro il CRM stesso; scopri le nostre integrazioni su misura per HubSpot.

Facilità d’uso e adozione

Keap ha semplificato molto l’interfaccia rispetto ai tempi di Infusionsoft, e le attività quotidiane sono semplici. Tuttavia diversi utenti descrivono una curva di apprendimento ripida quando si entra nelle automazioni complesse, e Keap stesso richiede un servizio di implementazione all’attivazione. Se il tuo account è datato, potresti lavorare con Max Classic, la versione ereditata da Infusionsoft, con una sua interfaccia.

HubSpot è noto per la facilità d’uso e per una curva di apprendimento dolce per commerciali e team marketing. HubSpot Academy offre formazione gratuita per ruolo e l’interfaccia è la stessa in tutti gli hub, il che aiuta i nuovi assunti a diventare produttivi in fretta.

Implementazione e costo totale di proprietà

Keap è passato a un modello di piattaforma unica: non scegli le funzioni per piano, ma il prezzo dipende da utenti e volume di contatti, con messaggistica e processamento dei pagamenti a parte e un servizio di implementazione obbligatorio. HubSpot offre strumenti gratuiti ed edizioni Starter, Professional ed Enterprise per singolo hub o come piattaforma completa, con prezzo per utente e per contatti di marketing; le edizioni superiori includono un onboarding iniziale.

Nel calcolare il costo totale, somma ciò che ti servirà al di fuori di Keap (helpdesk, strumenti di reportistica, connettori, un processore di pagamento europeo) e il tempo della persona che mantiene le automazioni. Consulta i prezzi ufficiali di HubSpot e i prezzi di Keap. Se stai valutando anche uno strumento europeo di email con CRM, leggi il confronto HubSpot vs Brevo.

Supporto, community e partner

Keap offre un customer success manager, chat sempre attiva, supporto telefonico dagli Stati Uniti, Keap Academy e una rete di partner certificati, soprattutto in Nord America. HubSpot può contare su una community globale, HubSpot Academy e una rete di partner in decine di paesi. Noi siamo HubSpot Diamond Solutions Partner con un team di 19 persone tra Barcellona e Dubai e una valutazione di 4,9/5 nella directory di HubSpot.

Sicurezza, GDPR e dati nell’UE

Keap dichiara di rispettare il GDPR e offre un addendum sul trattamento dei dati, ma le sue informazioni pubbliche non menzionano un’opzione per ospitare i dati nell’Unione Europea. HubSpot permette di ospitare l’account nel suo data center UE, pubblica i sub-responsabili e offre tipi di iscrizione e basi giuridiche del trattamento integrati nel CRM. Per un’azienda europea è una differenza da valutare con il proprio consulente legale.

Tabella di confronto HubSpot vs Keap

Quando può avere senso Keap?

• Sei un professionista o una microimpresa di servizi negli Stati Uniti e vuoi appuntamenti, incassi e follow-up in un solo strumento.
• Vendi servizi standardizzati (formazione, coaching, consulenza) con un funnel semplice e senza un team commerciale.
• Hai già campagne mature in Keap che funzionano e non prevedi di far crescere il team a breve.

Se ti serve soprattutto automazione dell’email, può esserti utile anche il confronto HubSpot vs ActiveCampaign.

Verdetto: perché vince HubSpot

1. Cresce con te: va bene per un team di tre persone come per uno di cento, senza cambiare CRM a metà strada.
2. Marketing, vendite e assistenza insieme: un unico record per cliente e workflow tra reparti.
3. Più facile da adottare: interfaccia chiara, formazione gratuita e curva di apprendimento dolce per i commerciali.
4. Breeze AI con il contesto completo: agenti e assistente che lavorano su tutto il CRM.
5. Pensato anche per l’Europa: data center UE, integrazioni con pagamenti e fatturazione locali e partner vicini.
6. Un ecosistema enorme: marketplace, community e sviluppo su misura per non restare mai a corto.

Come migrare da Keap a HubSpot

HubSpot include Keap tra i CRM per cui offre supporto alla migrazione, e puoi farlo anche con importazioni o con un partner. Quello che conta non è lo strumento, ma la mappatura:

• Contatti e aziende: passano quasi direttamente; controlla duplicati e contatti senza consenso prima di caricarli.
• Tag: trasformali in proprietà, liste o fasi del ciclo di vita. Migrare centinaia di tag così come sono è l’errore più comune.
• Opportunità: diventano trattative con pipeline e fasi; attenzione a date di chiusura e proprietari.
• Ordini, fatture e abbonamenti: decidi quale cronologia ti serve nel CRM e cosa resta nel software di fatturazione o in Stripe.
• Campagne e automazioni: si riprogettano come workflow. Approfittane per semplificare.
• Moduli, appuntamenti e pagamenti: vanno ricollegati prima del passaggio definitivo per non perdere lead né incassi.

1. Fase 1Audit di Keap e dei tag
2. Fase 2Mappatura e pulizia dei dati
3. Fase 3Caricamento, pagamenti e integrazioni
4. Fase 4Workflow, formazione e passaggio

Se vuoi farlo con un team che ha già migrato aziende da Salesforce, Odoo e Clientify, il nostro servizio di migrazione a HubSpot si occupa di dati, pagamenti, workflow e formazione.

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