HubSpot vs Act! CRM: confronto completo e quale scegliere

HubSpot o Act!? Se il tuo team gestisce contatti e follow-up commerciali e vuole continuare a lavorare in modo semplice, Act! fa il suo lavoro. Se vuoi crescere con marketing, vendite e assistenza sullo stesso database, con IA, report completi e un ampio ecosistema di integrazioni, HubSpot è la scelta migliore per la maggior parte delle aziende.

In Vexco siamo HubSpot Diamond Solutions Partner, quindi una parte ce l’abbiamo. Detto questo, Act! ha pregi reali e una base di utenti molto fedele, e lo vedrai in questo confronto. Lo facciamo criterio per criterio, senza cifre sui prezzi (cambiano spesso) e partendo dall’esperienza di migrare i CRM delle PMI a HubSpot.

Che cos’è Act! e che cos’è HubSpot?

Act! è nato nel 1987 come uno dei primi programmi di gestione contatti per venditori. Con sede a Scottsdale, in Arizona, è passato per diversi proprietari, tra cui Sage e poi Swiftpage, prima di tornare a operare con il proprio marchio. Oggi offre Act! Advantage, il suo CRM cloud in diverse edizioni, e Act! Premium Desktop per chi preferisce tenere il database sui propri computer. A questo si aggiungono Act! Marketing Automation, funzioni di IA e, a seconda del paese, pagamenti integrati.

Il cliente tipico è la piccola impresa o il professionista che vive di relazioni: agenti assicurativi, consulenti finanziari, studi professionali e piccoli team commerciali, molti dei quali usano Act! da anni.

HubSpot è una piattaforma clienti costruita su un unico CRM, Smart CRM, con prodotti che attivi in base alle esigenze: Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Content Hub, Data Hub e Revenue Hub, con Breeze come strato di IA. Il cliente tipico è l’azienda che vuole crescere, da pochi utenti a diverse centinaia, senza cambiare strumento lungo la strada.

HubSpotAct!

ApproccioPiattaforma completa su un CRMGestione contatti e follow-up

DeploymentCloud con opzione UECloud o desktop

MarketingMarketing Hub nativoMarketing Automation nell’edizione superiore

Assistenza clientiService Hub nativoFocus su vendite e marketing

IABreeze, assistente e agentiRiepiloghi e scrittura con IA

IntegrazioniMarketplace molto ampioCatalogo più ridotto

InterfacciaModerna e coerenteMigliorata, con un’eredità classica

CRM e modello dati

Act! ruota intorno al contatto: ogni scheda riunisce dati, note, storico delle attività, opportunità e documenti. Permette di raggruppare i contatti, creare campi personalizzati e, in alcune edizioni, tabelle aggiuntive per informazioni di settore come polizze o licenze. Per un commerciale che gestisce il proprio portafoglio, è un modello chiaro e conosciuto.

HubSpot lavora con oggetti associati tra loro: contatti, aziende, trattative, ticket, prodotti e preventivi, più oggetti personalizzati in Enterprise. Questa struttura permette di vedere insieme la persona, la sua azienda, tutte le trattative aperte e le richieste di assistenza. Quando vendi ad aziende con più interlocutori, il modello a oggetti associati evita di duplicare informazioni e semplifica i report.

Quale è migliore per il team commerciale?

Act! offre opportunità con fasi, calendario, attività, promemoria, preventivi e un’integrazione con Outlook molto apprezzata dai suoi utenti. Per un commerciale che organizza la giornata intorno a chiamate e follow-up, funziona.

Sales Hub aggiunge livelli che fanno la differenza nei team in crescita: più pipeline, sequenze automatiche di follow-up, link per prenotare riunioni, modelli e snippet, chiamate, previsioni di vendita, playbook e uno spazio di prospezione. L’estensione per Gmail e Outlook registra email e riunioni senza lavoro manuale, e l’app mobile permette di aggiornare le trattative in movimento. Alcune funzioni dipendono dall’edizione, quindi conviene verificarle prima di decidere.

Marketing: basta Act! Marketing Automation?

Act! Marketing Automation permette di inviare campagne email, creare flussi che reagiscono a ciò che fa il contatto, assegnare un punteggio ai lead, usare modelli e landing page e lanciare sondaggi. È inclusa nell’edizione superiore di Act! Advantage e si può aggiungere alle altre. Per una PMI che invia newsletter e campagne ai propri clienti, è sufficiente.

Marketing Hub copre molto più terreno: moduli e landing page collegati al CRM, email, automazione su qualsiasi oggetto, annunci, social, SEO, chat, lead scoring e attribuzione dei ricavi per canale, più sito e blog con Content Hub. La differenza non è solo di funzioni: il contatto che arriva da un annuncio è lo stesso record che vede il commerciale e che segue l’assistenza. Così sai quali campagne portano business e non solo aperture.

Assistenza clienti

La proposta di Act! si concentra su contatti, vendite e marketing. Se ti serve un help desk completo, con ticket, SLA, knowledge base e portale clienti, di solito ci si appoggia a un altro strumento o a integrazioni, quindi conviene verificare con Act! cosa copre l’edizione che stai valutando.

Service Hub include ticket, inbox condivisa con email, chat, WhatsApp e moduli, SLA, knowledge base, portale clienti, sondaggi di soddisfazione e strumenti di customer success. Tutto sullo stesso CRM, così le vendite vedono le richieste aperte prima di un rinnovo.

Automazione e IA

Act! permette di automatizzare attività ripetitive a partire da modifiche ai record e, con Marketing Automation, flussi email basati sulle risposte. Le sue funzioni di IA sono pratiche: riepilogo automatico dello storico di un contatto prima di chiamarlo, assistente di scrittura per email e landing page, e un assistente per trovare aiuto all’interno del prodotto.

HubSpot va oltre su entrambi i fronti. I workflow agiscono su contatti, aziende, trattative, ticket e oggetti personalizzati, con diramazioni, ritardi, webhook e, nelle edizioni superiori, codice personalizzato. Breeze Assistant scrive, riassume e fa ricerche dentro qualsiasi record, e gli agenti di Breeze gestiscono conversazioni di assistenza, analizzano account o preparano la prospezione. Poiché tutto vive nello stesso CRM, l’IA lavora con il contesto completo del cliente.

Report e analisi

Act! include dashboard e report su contatti, attività e opportunità, sufficienti per seguire l’attività commerciale. Alcune recensioni degli utenti segnalano che l’analisi risulta limitata quando si vogliono incrociare dati di aree diverse.

In HubSpot i report incrociano marketing, vendite e assistenza sulla stessa base dati: dal primo modulo compilato alla trattativa vinta e al rinnovo. Nelle edizioni superiori aggiungi report personalizzati, attribuzione multicanale e previsioni. Per la direzione, vedere l’intero funnel in un’unica dashboard cambia la conversazione.

Integrazioni e API

Act! si integra con Microsoft Outlook e Microsoft 365, con strumenti di contabilità e con connettori di automazione, e dispone di un’API. Tuttavia diverse recensioni segnalano che il suo catalogo di integrazioni è più limitato rispetto a quello dei CRM più diffusi.

Il marketplace di HubSpot è tra i più ampi del mercato, con connettori per fatturazione, e-commerce, telefonia, videochiamate, firma elettronica o WhatsApp, e un’API REST ben documentata con webhook e app private. Quando manca un connettore, in Vexco realizziamo integrazioni su misura con consulenti e sviluppatori nello stesso team.

Quale è più facile da usare e da adottare?

Per chi usa Act! da anni, l’interfaccia è familiare. Act! ha modernizzato l’esperienza nelle ultime versioni, ma le recensioni citano ancora un aspetto un po’ datato in alcune parti del prodotto e una curva di apprendimento per chi arriva da zero. Il suo punto a favore è la versione desktop, che permette di lavorare offline.

HubSpot ha fama di essere facile da usare, e le implementazioni reali lo confermano: i commerciali registrano attività dalla prima settimana e l’amministratore modifica proprietà, pipeline o workflow senza sviluppatori. HubSpot Academy, gratuita, accelera la formazione.

Implementazione e costo totale di proprietà

Act! si licenzia per utente, con edizioni cloud che aggiungono funzioni salendo di livello e una versione desktop. La marketing automation è inclusa nell’edizione superiore o disponibile come add-on. HubSpot offre strumenti gratuiti e hub nelle edizioni Starter, Professional ed Enterprise, con licenze per utente e, per il marketing, in base al numero di contatti. Consulta i prezzi di Act! e i prezzi di HubSpot sulle pagine ufficiali.

Per un confronto corretto, aggiungi ciò che non compare nel listino: hardware e backup se usi la versione desktop, gli strumenti di assistenza, chat o moduli che dovresti aggiungere e il tempo per mantenere quelle connessioni. Con il nostro metodo, un progetto Sales o Marketing Hub di solito è operativo in 4-8 settimane.

Prima

• Database su un computer locale
• Email marketing in un altro strumento
• Assistenza via email senza ticket
• Report su fogli di calcolo

Dopo

• Un CRM cloud per tutto il team
• Marketing sullo stesso contatto
• Ticket e SLA in Service Hub
• Dashboard dell’intero funnel

Supporto, community e partner

Act! dispone di un supporto proprio, di una rete di consulenti certificati e di una community di utenti con molti anni di esperienza. La sua presenza è concentrata soprattutto nei mercati di lingua inglese, quindi conviene verificare la disponibilità di supporto e partner in italiano. HubSpot ha una community enorme, HubSpot Academy, supporto multilingue nelle edizioni a pagamento e una rete di partner molto ampia in Italia e in Spagna.

Sicurezza, GDPR e hosting dei dati

Con Act! Premium Desktop i dati restano sui tuoi computer o server, e sicurezza, backup e aggiornamenti dipendono da te. Per il cloud di Act!, conviene verificare con il fornitore la regione di hosting e le garanzie contrattuali se tratti dati di persone nell’UE.

HubSpot permette di ospitare i dati dell’account nel suo data center UE in Germania e include accordo sul trattamento dei dati, gestione del consenso e delle basi giuridiche, SSO, permessi per team e, a seconda dell’edizione, log di audit.

Tabella di confronto HubSpot vs Act!

Quando può avere senso Act!?

• Sei un professionista o una micro impresa che vive della relazione personale con i clienti e non ha bisogno di marketing digitale avanzato né di assistenza a ticket.
• Devi lavorare offline o tenere il database sui tuoi computer.
• Il tuo team usa Act! da anni, si trova bene e il costo del cambiamento non compensa ancora ciò che guadagneresti.
• Dipendi da add-on o tabelle di settore di Act! già ammortizzati.

Se ti ritrovi qui, Act! può restare una scelta ragionevole per un po’. Quando marketing, numero di commerciali o post-vendita iniziano a crescere, i limiti si fanno sentire. Se stai valutando anche altri CRM semplici, leggi i nostri confronti HubSpot vs Pipedrive e HubSpot vs Zoho CRM.

Verdetto: perché vince HubSpot

1. Tutto il ciclo del cliente in un CRM. Marketing, vendite, assistenza e contenuti sullo stesso record, senza strumenti da sincronizzare.
2. Pronto a crescere. Da pochi utenti a centinaia, con team, permessi, più pipeline e oggetti personalizzati, senza cambiare piattaforma.
3. IA con il contesto completo. Breeze lavora con email, riunioni, ticket e trattative di ogni cliente, non solo con lo storico delle note.
4. Ecosistema. Più integrazioni, più partner e più professionisti formati, il che riduce la dipendenza da un solo fornitore.
5. Nessuna infrastruttura da mantenere. Niente server, backup o aggiornamenti manuali.
6. Adozione rapida. Un’interfaccia moderna e coerente che il team impara in pochi giorni con un’implementazione di HubSpot ben impostata.

Come migrare da Act! a HubSpot

Un database Act! costruito in anni di lavoro è un patrimonio prezioso: contiene relazioni, note e storico che il team non vuole perdere. La chiave è trasferirlo in modo ordinato.

1. 01Esportare contatti, storico e opportunità
2. 02Pulire e deduplicare
3. 03Creare aziende e associazioni
4. 04Caricamento di prova e revisione
5. 05Cutover e formazione

1. Contatti e aziende. In Act! l’azienda è spesso un campo del contatto. In HubSpot conviene creare record aziendali veri e associarvi ogni contatto, normalizzando nomi e domini.
2. Gruppi e campi. I gruppi diventano liste o proprietà; i campi personalizzati si rivedono uno per uno e si creano solo quelli usati.
3. Opportunità. Diventano trattative, con fasi mappate su una pipeline HubSpot riprogettata, non copiata.
4. Storico, note e allegati. Si caricano come note, chiamate, riunioni o email associate, con le date originali.
5. Tabelle di settore. Se usi tabelle aggiuntive, per esempio per le polizze, valuta un oggetto personalizzato.
6. Integrazioni e cutover. Fai l’inventario di ciò che è collegato ad Act!, decidi il sostituto e pianifica il congelamento dei dati e il caricamento finale.

Errori tipici: migrare i duplicati accumulati negli anni, perdere il legame tra storico e contatto e non formare il team sul nuovo modello di aziende e trattative. In Vexco abbiamo migrato a HubSpot da CRM per PMI come Clientify e da piattaforme come Odoo o Salesforce; se vuoi farlo con metodo, guarda il nostro servizio di migrazione a HubSpot.

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