HubSpot vs Act! CRM: comparativa completa y cuál elegir

¿HubSpot o Act!? Si tu equipo gestiona contactos y seguimientos comerciales y quieres seguir trabajando de forma sencilla, Act! cumple. Si quieres crecer con marketing, ventas y servicio sobre la misma base de datos, con IA, informes completos y un ecosistema de integraciones amplio, HubSpot es la mejor opción para la mayoría de empresas.

En Vexco somos HubSpot Diamond Solutions Partner, así que partimos de un lado. Aun así, Act! tiene virtudes reales y una base de usuarios muy fiel, y lo vas a ver reflejado en esta comparativa. La hacemos criterio a criterio, sin cifras de precios (cambian a menudo) y desde la experiencia de migrar CRM de pymes a HubSpot.

¿Qué es Act! y qué es HubSpot?

Act! nació en 1987 como uno de los primeros programas de gestión de contactos para vendedores. Con sede en Scottsdale (Arizona), ha pasado por varias etapas de propiedad, entre ellas Sage y después Swiftpage, antes de volver a operar con su propia marca. Hoy ofrece Act! Advantage, su CRM en la nube en varias ediciones, y Act! Premium Desktop para quien prefiere tener la base de datos en sus propios equipos. A eso suma Act! Marketing Automation, funciones de IA y, según el país, cobros integrados.

Su cliente típico es la pequeña empresa o el profesional que vive de la relación: agentes de seguros, asesores financieros, despachos y equipos comerciales pequeños, muchos de ellos usuarios de Act! desde hace años.

HubSpot es una plataforma de clientes construida sobre un único CRM, Smart CRM, con productos que activas según lo que necesitas: Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Content Hub, Data Hub y Revenue Hub, con Breeze como capa de IA. Su cliente típico es la empresa que quiere crecer, de unos pocos usuarios a varios cientos, sin cambiar de herramienta por el camino.

HubSpotAct!

EnfoquePlataforma completa sobre un CRMGestión de contactos y seguimiento

DespliegueNube con opción UENube o escritorio

MarketingMarketing Hub nativoMarketing Automation en edición superior

Atención al clienteService Hub nativoFoco en ventas y marketing

IABreeze, asistente y agentesResúmenes y redacción con IA

IntegracionesMarketplace muy amplioCatálogo más reducido

InterfazModerna y homogéneaMejorada, aún con herencia clásica

CRM y modelo de datos

Act! gira alrededor del contacto: cada ficha reúne datos, notas, historial de actividades, oportunidades y documentos. Permite agrupar contactos, crear campos personalizados y, en algunas ediciones, tablas adicionales para información sectorial como pólizas o licencias. Para un comercial que gestiona su cartera, es un modelo claro y conocido.

HubSpot trabaja con objetos que se asocian entre sí: contactos, empresas, negocios, tickets, productos y cotizaciones, y en Enterprise objetos personalizados. Esa estructura permite ver a la vez a la persona, su empresa, todos los negocios abiertos y las incidencias de soporte. Cuando vendes a empresas con varios interlocutores, el modelo por objetos asociados evita duplicar información y facilita los informes.

¿Cuál es mejor para el equipo comercial?

Act! ofrece oportunidades con etapas, calendario, tareas, recordatorios, cotizaciones y una integración con Outlook muy valorada por sus usuarios. Para un comercial que organiza su día alrededor de llamadas y seguimientos, funciona.

Sales Hub añade capas que marcan la diferencia en equipos que crecen: varios pipelines, secuencias automáticas de seguimiento, enlace de reuniones, plantillas y fragmentos, llamadas, previsión de ventas, playbooks y un espacio de prospección. La extensión para Gmail y Outlook registra emails y reuniones sin trabajo manual, y la app móvil permite actualizar negocios en ruta. Algunas funciones dependen de la edición; lo explicamos en ediciones de HubSpot: Starter, Professional y Enterprise.

Marketing: ¿basta con Act! Marketing Automation?

Act! Marketing Automation permite enviar campañas de email, crear flujos que reaccionan a lo que hace el contacto, puntuar leads, usar plantillas y landing pages y lanzar encuestas. Va incluido en la edición superior de Act! Advantage y se puede añadir como complemento en las demás. Para una pyme que envía newsletters y campañas a su cartera, es suficiente.

Marketing Hub cubre mucho más terreno: formularios y landing pages conectados al CRM, email, automatización sobre cualquier objeto, anuncios, redes sociales, SEO, chat, lead scoring y atribución de ingresos por canal, más web y blog con Content Hub. La diferencia no es solo de funciones: es que el contacto que llega por un anuncio es el mismo registro que ve el comercial y que atiende soporte. Así sabes qué campañas traen negocio y no solo aperturas.

Atención al cliente

La propuesta de Act! se centra en contactos, ventas y marketing. Si necesitas un help desk completo, con tickets, SLA, base de conocimiento y portal de clientes, lo habitual es apoyarse en otra herramienta o en integraciones, así que conviene confirmar con Act! qué cubre la edición que valoras.

Service Hub incluye tickets, bandeja de entrada compartida con email, chat, WhatsApp y formularios, SLA, base de conocimiento, portal de clientes, encuestas de satisfacción y herramientas de customer success. Todo sobre el mismo CRM, de modo que ventas ve las incidencias abiertas antes de renovar.

Automatización e IA

Act! permite automatizar tareas repetitivas a partir de cambios en los registros y, con Marketing Automation, flujos de email por respuesta. Sus funciones de IA son prácticas: resumen automático del historial de un contacto antes de llamarle, asistente de redacción para emails y landing pages, y un asistente para encontrar ayuda dentro del producto.

HubSpot va más lejos en ambos frentes. Los workflows actúan sobre contactos, empresas, negocios, tickets y objetos personalizados, con ramas, retrasos, webhooks y, en ediciones superiores, código personalizado. Breeze Assistant redacta, resume e investiga dentro de cualquier registro, y los agentes de Breeze atienden conversaciones de soporte, analizan cuentas o preparan la prospección. Como todo vive en el mismo CRM, la IA trabaja con el contexto completo del cliente.

Informes y analítica

Act! incluye paneles e informes de contactos, actividades y oportunidades, suficientes para seguir la actividad comercial. Algunas reseñas de usuarios señalan que la analítica se queda corta cuando se quieren cruzar datos de distintos ámbitos.

En HubSpot, los informes cruzan marketing, ventas y servicio sobre la misma base: del primer formulario al negocio ganado y a la renovación. Con ediciones superiores añades informes personalizados, atribución multicanal y previsiones. Para dirección, ver el embudo completo en un solo panel cambia la conversación.

Integraciones y API

Act! se integra con Microsoft Outlook y Microsoft 365, con herramientas de contabilidad y con conectores de automatización, y dispone de una API. Aun así, varias reseñas mencionan que su catálogo de integraciones es más limitado que el de los CRM más extendidos.

El marketplace de HubSpot es uno de los más amplios del mercado, con conectores para facturación, e-commerce, telefonía, videollamadas, firma electrónica o WhatsApp, y una API REST muy documentada con webhooks y apps privadas. Cuando falta un conector, en Vexco hacemos integraciones a medida con consultores y desarrolladores en el mismo equipo.

¿Cuál es más fácil de usar y de adoptar?

Para quien lleva años en Act!, su interfaz es familiar. Act! ha modernizado la experiencia en sus últimas versiones, pero las reseñas siguen mencionando una apariencia algo anticuada en partes del producto y una curva de aprendizaje para quien llega nuevo. Su punto a favor es la versión de escritorio, que permite trabajar sin conexión.

HubSpot tiene fama de ser fácil de usar, y en implantaciones reales se confirma: los comerciales registran actividad desde la primera semana y el administrador cambia propiedades, pipelines o workflows sin desarrolladores. HubSpot Academy, gratuita, acelera la formación.

Implantación y coste total de propiedad

Act! se licencia por usuario, con ediciones en la nube que van sumando funciones y una versión de escritorio. El marketing automation va incluido en la edición superior o como complemento. HubSpot ofrece herramientas gratuitas y hubs en ediciones Starter, Professional y Enterprise, con licencias por usuario y, en marketing, según el número de contactos. Consulta los precios de Act! y los precios de HubSpot en sus páginas oficiales.

Para comparar bien, suma lo que no aparece en la tarifa: el mantenimiento de equipos y copias de seguridad si usas la versión de escritorio, las herramientas de soporte, chat o formularios que tendrías que añadir y el tiempo de mantener esas conexiones. Con nuestro método, un proyecto de Sales o Marketing Hub suele estar en marcha en 4 a 8 semanas.

Antes

• Base de datos en un equipo local
• Email marketing en otra herramienta
• Soporte por correo sin tickets
• Informes en hojas de cálculo

Después

• Un CRM en la nube para todo el equipo
• Marketing sobre el mismo contacto
• Tickets y SLA en Service Hub
• Paneles del embudo completo

Soporte, comunidad y partners

Act! cuenta con soporte propio, una red de consultores certificados y una comunidad de usuarios con muchos años de experiencia. Su presencia se concentra sobre todo en mercados de habla inglesa, así que conviene comprobar la disponibilidad de soporte y partners en tu idioma. HubSpot tiene una comunidad enorme, HubSpot Academy, soporte en varios idiomas en las ediciones de pago y una red de partners muy amplia en España e Italia.

Seguridad, RGPD y alojamiento de datos

Con Act! Premium Desktop, los datos quedan en tus equipos o servidores, y la seguridad, las copias y las actualizaciones dependen de ti. En la nube de Act!, conviene confirmar con el proveedor la región de alojamiento y las garantías contractuales si trabajas con datos de personas de la UE.

HubSpot permite alojar los datos de la cuenta en su centro de datos de la UE, en Alemania, e incluye acuerdo de tratamiento de datos, gestión del consentimiento y bases legales, SSO, permisos por equipo y, según la edición, registros de auditoría.

Tabla comparativa HubSpot vs Act!

¿Cuándo puede tener sentido Act!?

• Eres un profesional o una empresa muy pequeña que vive de la relación personal con su cartera y no necesita marketing digital avanzado ni soporte con tickets.
• Necesitas trabajar sin conexión o tener la base de datos en tus propios equipos.
• Tu equipo lleva años con Act!, está cómodo y el coste de cambiar todavía no compensa lo que ganarías.
• Dependes de complementos o tablas sectoriales de Act! que ya tienes amortizados.

Si encajas aquí, Act! puede seguir siendo razonable un tiempo. En cuanto el marketing, el número de comerciales o el servicio posventa empiezan a crecer, las limitaciones se notan. Si también estás valorando otros CRM sencillos, mira nuestra comparativa HubSpot vs Pipedrive.

Veredicto: por qué HubSpot gana

1. Todo el ciclo del cliente en un CRM. Marketing, ventas, servicio y contenido sobre el mismo registro, sin herramientas que sincronizar.
2. Preparado para crecer. De pocos usuarios a cientos, con equipos, permisos, varios pipelines y objetos personalizados, sin cambiar de plataforma.
3. IA con contexto completo. Breeze trabaja con emails, reuniones, tickets y negocios de cada cliente, no solo con su historial de notas.
4. Ecosistema. Más integraciones, más partners y más profesionales formados, lo que reduce la dependencia de un único proveedor.
5. Sin infraestructura que mantener. Nada de servidores, copias ni actualizaciones manuales.
6. Adopción rápida. Una interfaz moderna y homogénea que el equipo aprende en días con una implantación de HubSpot bien planteada.

Cómo migrar de Act! a HubSpot

Una base de datos de Act! con años de uso es un activo valioso: guarda relaciones, notas e historial que el equipo no quiere perder. La clave es trasladarlo ordenado.

1. 01Exportar contactos, historial y oportunidades
2. 02Limpiar y deduplicar
3. 03Crear empresas y asociaciones
4. 04Carga de prueba y revisión
5. 05Corte y formación

1. Contactos y empresas. En Act! la empresa suele ser un campo del contacto. En HubSpot conviene crear empresas reales y asociar a cada contacto, normalizando nombres y dominios.
2. Grupos y campos. Los grupos se convierten en listas o propiedades; los campos personalizados se revisan uno a uno y solo se crean los que se usan.
3. Oportunidades. Pasan a negocios, con etapas mapeadas a un pipeline de HubSpot rediseñado, no copiado.
4. Historial, notas y adjuntos. Se cargan como notas, llamadas, reuniones o emails asociados, con sus fechas originales.
5. Tablas sectoriales. Si usas tablas adicionales, por ejemplo de pólizas, valora un objeto personalizado.
6. Integraciones y corte. Inventaría lo que conecta con Act!, decide su sustituto y planifica la congelación de datos y la carga final.

Errores típicos: migrar duplicados acumulados durante años, perder el vínculo entre historial y contacto y no formar al equipo en el nuevo modelo de empresas y negocios. Antes de empezar, revisa nuestra guía de limpieza de datos antes de migrar. En Vexco hemos migrado a HubSpot desde CRM para pymes como Clientify y desde plataformas como Odoo o Salesforce; si quieres hacerlo con método, mira nuestro servicio de migración a HubSpot.

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