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Caso Winahost: de las hojas de cálculo a HubSpot
Cómo una plataforma de gestión de alquiler a corto plazo dejó las hojas de cálculo y ordenó ventas y atención al cliente en HubSpot, según el caso publicado por HubSpot.
Winahost, una plataforma española de gestión de alquiler a corto plazo, dejó las hojas de cálculo y pasó a gestionar ventas y atención al cliente en HubSpot. Según el caso de éxito publicado por HubSpot, en el que Vexco Solutions aparece como partner oficial y aliado estratégico, los puntos de contacto manuales bajaron un 38 %, el tiempo de cierre un 12 % y el tiempo de activación de clientes un 24 %, mientras la cartera del equipo de Customer Success creció un 46 %.
A continuación te contamos de dónde partían, qué se implantó y por qué este enfoque funciona en empresas de gestión de alquileres y, en general, en el sector inmobiliario.
Quién es Winahost
Winahost gestiona alquileres vacacionales, temporales y profesionales para propietarios y empresas, con un modelo basado en datos. Según HubSpot, es una empresa pequeña, de entre 1 y 25 empleados, del sector inmobiliario.
En este negocio el cliente es doble. Por un lado está el propietario, al que hay que captar, convencer y dar de alta. Por otro, la operación diaria del inmueble, que genera consultas e incidencias constantes. Las dos cosas necesitan seguimiento, y las dos se complican cuando viven en hojas de cálculo separadas.
El punto de partida: procesos en Excel
El caso describe una empresa que gestionaba muchos procesos en hojas de cálculo, con el riesgo de perder información crítica, y que necesitaba escalar, agilizar sus operaciones internas y optimizar su embudo de ventas. Es un punto de partida muy frecuente: el Excel funciona mientras el equipo es pequeño y todos saben qué fila toca, y deja de funcionar justo cuando el negocio empieza a crecer.
Antes
- Procesos repartidos en hojas de cálculo
- Riesgo de perder información crítica
- Comunicaciones enviadas a mano
Después
- Datos centralizados en HubSpot
- Negocios para el embudo de ventas
- Tickets para la atención al cliente
- Comunicaciones transaccionales automáticas
Qué se implantó en HubSpot
Según HubSpot, Vexco analizó el modelo de negocio de Winahost, diseñó e implementó la estrategia de ventas y presta soporte continuo para que el equipo pueda gestionar la plataforma de forma autónoma. El proyecto tiene cuatro piezas:
- Centralización de los datos en HubSpot, en lugar de procesos repartidos en hojas de cálculo.
- Negocios para optimizar el embudo de ventas, con etapas que reflejan el proceso real.
- Tickets para definir el procedimiento de atención al cliente y gestionar incidencias.
- Automatización de las comunicaciones transaccionales, que reduce la carga manual del equipo.
Los productos usados son Sales Hub y Service Hub. No hace falta empezar con todo: en empresas de este tamaño, lo que marca la diferencia es que cada proceso tenga su sitio en el CRM y que el equipo sepa mantenerlo sin depender de un consultor para cada cambio.
Resultados publicados por HubSpot
- −38 % de puntos de contacto manuales.
- −12 % de tiempo de cierre.
- −24 % de tiempo de activación de clientes.
- +46 % de cartera de clientes del equipo de Customer Success.
El último dato es quizá el más interesante. Que cada persona de Customer Success pueda atender una cartera mayor no significa trabajar más, sino dedicar menos tiempo a tareas repetitivas que ahora hacen las automatizaciones. Según el caso, el siguiente paso de Winahost es centralizar sus operaciones en Barcelona para abrir nuevos mercados.
Por qué funciona en una gestora de alquileres
En la gestión de alquileres, el embudo de ventas y la operación están muy cerca. Un propietario que tarda en activarse es dinero que no entra, y una incidencia mal atendida es un propietario que se va. Separar negocios y tickets, pero dentro del mismo CRM, permite medir los dos procesos sin perder la visión del cliente completo.
Las comunicaciones transaccionales son el otro gran ahorro: confirmaciones, recordatorios de documentación, avisos de cambio de etapa. Son mensajes que hay que enviar siempre y que nadie debería escribir a mano. Automatizarlos reduce errores y libera al equipo para las conversaciones que sí necesitan a una persona.
Qué puede aplicar otra empresa inmobiliaria
- Define las etapas antes de configurar. Desde el primer contacto con el propietario hasta el inmueble activo: cada etapa con un criterio de entrada claro.
- Usa tickets para todo lo posterior a la venta. Así sabes cuántas incidencias tienes, cuánto tardas en resolverlas y quién las lleva.
- Automatiza primero lo transaccional. Es lo más repetitivo y lo que antes se nota.
- Busca autonomía, no dependencia. El soporte continuo tiene sentido si ayuda a tu equipo a mantener el CRM por su cuenta.
Si tu empresa trabaja con inmuebles de portales o con software de gestión inmobiliaria, tienes más ejemplos en nuestra página de HubSpot para inmobiliarias. Y si buscas otro caso con resultados publicados, el de Lexidy muestra cómo se ordena la entrada de leads en una firma con presencia en varios países. Para el detalle técnico de la puesta en marcha, consulta nuestro servicio de implantación de HubSpot.
